|
 |
|
Soluciones
Gestión Documental
En tiempos tan competitivos como los
actuales resulta imprescindible, para cualquier
Organización Empresarial, que la información generada
por la misma, así como la recibida, se encuentre dentro
de un marco de rápida accesibilidad, niveles de
privacidad, confidencialidad y entorno de distribución
para su disponibilidad y conocimiento por parte de
organizaciones departamentales simples y complejas, que
resultan de la propia estructura organizativa de la
empresa.
|
| |
|
Como respuesta a estas necesidades, nuestra
empresa le presenta
Itemdoc, una poderosa
herramienta en el campo de la Gestión Electrónica de Documentos,
capaz de ofrecerle la respuesta adecuada a sus necesidades de
tratamiento de la información dentro de su estructura
organizativa y con el objetivo fundamental de que la propiedad
de la información resulte de su empresa y no de elementos
aislados dentro de su organización.
Itemdoc
se basa en la gestión de la
estructura organizativa de la empresa, reflejando sus
departamentos, usuarios, grupos, privilegios de accesibilidad y
privacidad, permisos de funcionalidad, actuando sobre documentos
distribuidos en carpetas y archivadores, y gestionando sus
caminos lógicos a través de una potente gestión de Flujos de
Trabajo que nos ofrecerá automáticamente la trazabilidad de los
documentos.
Para facilitar el trabajo corporativo y del
usuario y tendiendo a ofrecer un escritorio único,
Itemdoc
está dotado con una serie de
funcionalidades propias que supondrán potentes herramientas con
integración total, así dispondremos de correo electrónico, fax,
mensajería interna, agenda individual y departamental,
destacando el editor de documentos con utilización de
estampillado de acciones y
gestión del conocimiento
sobre los documentos.
Itemdoc
completa el círculo, integrando
documentos desde el ERP, escaneados, documentos electrónicos y
de otras fuentes alternativas, componiendo la plataforma
absoluta de información empresarial.
|
|
|
Itemdoc –
Editor de Flujos
El Editor se ocupará de las tareas de
diseño y realización de los Flujos de Trabajo que se precisen
por parte del usuario/administrador, contemplando aquellas
funcionalidades que puedan resultar necesarias para su
ejecución, tales como: definición de etapas, usuarios,
controladores, avisos y alarmas, variables para la toma de
decisión y control, tiempos de tránsito de los documentos y
puntos de aceptación o firma electrónica. El administrador
pondrá a disposición de los usuarios los Flujos de Trabajo
desarrollados para su utilización. La composición de un nuevo
flujo se podrá realizar en formato edición textual o en modo
gráfico, lo que facilitará la tarea de su realización.
Itemdoc – Gestor de Flujos
El Gestor de Flujos será el encargado de
ejecutar dichos procedimientos, controlando las acciones
marcadas y llevando a cabo un historial de las etapas y
funciones realizadas, así como la trazabilidad de la gestión
del documento en cuestión. El usuario podrá saber en
cualquier momento la situación de cualquier documento, si su
autorización y accesibilidad se lo permiten, las etapas
realizadas, momentos y usuarios que las llevaron a cabo,
pudiendo visualizar además el tiempo de estancia y gestión en la
etapa y las etapas que le quedan por recorrer hasta finalizar el
Flujo de Trabajo.
El arranque de un Flujo de Trabajo se podrá
realizar por indicación del usuario correspondiente o
automáticamente por medio de la identificación del documento o
plantilla del mismo. Dicha identificación se llevará a cabo de
distintas formas. Así, si resulta que el documento inicia su
actividad en el escaner, podrá ser identificado por el usuario a
través de la utilización de ayudas on line, que irán
identificando el documento y que llegarán a constituir su
descripción, o por otro lado, se podrá reconocer el documento
por lectura OCR y lanzar el Flujo de Trabajo correspondiente de
manera automática.
Los Flujos de Trabajo serán capaces de enviar
avisos a usuarios y documentos a las agendas planificadoras, de
forma que además de cumplir su propio cometido, potencien la
vigilancia de pasos realizados de forma informativa además de
ejecutiva. Los documentos generados automáticamente por un Flujo
y enviados a agendas o carpetas, podrán servir a su vez de
inicio de otro Flujo, ampliando de esta forma su campo de
actuación.
Itemdoc – Interface ERP
Los documentos que se integren desde los
ERP´s, se identificarán de forma automática y se asociarán a
una plantilla y Flujo, desencadenando de forma desatendida su
ejecución, del mismo modo que lo harán los documentos que
lleguen en formato electrónico al sistema.
La sinergia y sincronización de los dos
aplicativos aportará grandes ventajas a la organización
empresarial. Mientras el ERP se ocupa de sus tareas y
funcionalidades propias , los interfaces con la Gestión
Electrónica de Documentos - Itemdoc-
nos habilitarán
herramientas de alta integración, permitiéndonos la
automatización de creación de carpetería documental desde los
elementos creados en el ERP, tales como clientes,
proveedores, bancos, agentes, ...
Itemdoc
garantiza la gestión de la
información dentro de un
Marco Empresarial con Reglas de
Negocio y Gestión de Procesos.
Pulse aquí para solicitar + info o demo de producto
|
|
Contacto
